Questionário final — Contador e regras fiscais

Estamos desenvolvendo um novo sistema para a Lavanderia Quality e a Lugamo Lavanderia, substituindo o Clipe Net. Realizamos uma auditoria histórica do banco de dados e precisamos confirmar as regras fiscais antes de implementar a emissão de documentos. A intenção é criar um sistema próprio, correto e rastreável, sem reproduzir automaticamente procedimentos antigos. Basta marcar as alternativas; em cada pergunta há um campo opcional para explicar ou acrescentar algo. Pode marcar “Não sei” ou “Conversamos depois”. Todas as perguntas são opcionais e podem ser respondidas aos poucos.

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1. Emissão da NFS-e

1.1 Qual procedimento fiscal devemos adotar para a emissão de NFS-e de cada uma das duas empresas?

Emitir pelo Emissor Nacional da NFS-e, com uma conta para cada empresaEmitir pelo sistema da PrefeituraA contabilidade emite as notasCada empresa tem um procedimento diferenteDepende do casoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

1.2 Devemos utilizar diretamente o Emissor Nacional da NFS-e ou existe alguma exigência ou integração municipal específica?

Usar diretamente o Emissor NacionalExiste exigência ou integração municipal específicaÉ preciso um software ou serviço intermediárioNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

1.3 Quais informações são obrigatórias na emissão: código de tributação nacional (cTribNac), NBS, município de incidência, retenções e demais campos? (pode marcar mais de uma)

Código de tributação nacional (cTribNac)NBSMunicípio de incidênciaRetençõesAlíquota e regime de tributaçãoDados do tomadorDescrição do serviçoOutros campos (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

1.4 As duas empresas devem manter sequências próprias de RPS/DPS e de documentos fiscais? Como deve ser controlada essa numeração?

Sim, cada empresa tem sua própria sequênciaNão, a sequência é únicaO Emissor Nacional controla a numeraçãoA contabilidade controla a numeraçãoDepende do casoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

2. Fechamento e competência

2.1 A lavanderia realiza serviços durante determinado período e emite a nota posteriormente. Qual competência fiscal devemos utilizar?

O mês da prestação do serviçoO mês da emissão da notaA data do fim do período de fechamentoDepende do contrato ou do serviçoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

2.2 É permitido reunir vários ROLs de datas diferentes em uma única NFS-e?

Sim, sem restriçãoSim, dentro do mesmo mêsSim, dentro do mesmo período de fechamentoNão, é preciso uma nota por dataDepende do casoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

2.3 Quando um cliente possui vários setores ou estabelecimentos, em quais situações precisamos emitir notas fiscais separadas? (pode marcar mais de uma)

Estabelecimentos com CNPJ diferenteSetores diferentes do mesmo CNPJContratos diferentesMunicípios de incidência diferentesServiços com tributação diferenteQuando o cliente exigirNunca é obrigatório separarOutra situação (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

2.4 Há alguma exigência fiscal para emitir a nota dentro de determinado prazo após a prestação do serviço?

Sim, existe prazo (informe abaixo)Não existe prazoDepende do município ou do contratoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

3. Diferenças entre os valores dos ROLs e das notas

A auditoria identificou registros históricos em que os ROLs tinham preço zero, mas os itens das notas fiscais apresentavam valores positivos. Também encontramos notas cujo preço unitário era menor que o registrado no ROL.

3.1 Fiscalmente, podemos gerar a NFS-e com valor diferente daquele registrado originalmente no ROL, desde que exista justificativa contratual?

Sim, desde que haja justificativa contratualSim, mas somente com autorização formalNão, a nota deve seguir o valor do ROLDepende do casoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

3.2 Quando houver desconto, abatimento ou alteração de preço, como isso deve aparecer na nota fiscal?

Desconto indicado na própria notaAbatimento ou ajuste em documento separadoPreço final já ajustado, sem mostrar o descontoDepende do casoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

3.3 Quais registros ou autorizações devemos guardar para justificar essas diferenças? (pode marcar mais de uma)

Contrato ou tabela de preços assinadaAutorização por e-mailAutorização registrada no sistemaObservação na própria notaNão é necessário guardarOutros (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

3.4 Quais verificações de valor devem ocorrer antes da emissão para evitar divergências? (pode marcar mais de uma)

Comparar o valor da nota com o valor do ROLComparar com a tabela de preços do clienteExigir aprovação quando houver diferençaAlertar valores zeradosConferir o total da nota com a soma dos itensOutras verificações (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

4. Cancelamento e substituição de notas

A auditoria encontrou notas canceladas, notas com numerações relacionadas e casos em que um mesmo RPS aparece vinculado a mais de um documento.

4.1 Qual é o procedimento correto para cancelar uma NFS-e já emitida?

Cancelar pelo Emissor NacionalCancelar pelo sistema da PrefeituraO contador faz o cancelamentoDepende do prazo ou do motivoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

4.2 Quando uma nota é substituída, devemos manter o mesmo RPS/DPS ou gerar outro?

Manter o mesmo RPS/DPSGerar um novo RPS/DPSDepende do casoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

4.3 Como devem ser registrados os vínculos entre a nota original, a cancelada e a substituta? (pode marcar mais de uma)

Registrar o número da nota original na substitutaRegistrar data e motivo do cancelamentoRegistrar quem cancelouManter o histórico visível no sistemaOutra forma (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

4.4 Quando a nota já possui título financeiro, como tratar seu cancelamento e eventual substituição?

Cancelar o título junto com a notaBaixar ou estornar o títuloManter o título e vincular à nova notaO financeiro decide cada casoDepende do casoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

4.5 Como confirmar o status fiscal verdadeiro de notas antigas que aparecem no Clipe Net como “Emitida = N”, “S” ou “C”? (pode marcar mais de uma)

Consultar a nota no portal nacionalConsultar a PrefeituraConsultar o XML ou arquivo da notaPedir um relatório ao contadorNão é possível confirmarNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

5. Possíveis documentos e títulos financeiros duplicados

A investigação histórica encontrou pares de notas marcadas como emitidas, compartilhando RPS e com valores iguais. Em vários casos, cada nota possui seu próprio título financeiro. O banco de dados não permitiu comprovar se houve duas cobranças ou pagamentos. Os casos específicos serão enviados separadamente, de forma reservada. Solicitamos análise documental antes de concluir que houve cobrança indevida.

5.1 Esses casos podem representar reemissão ou substituição legítima sem cancelamento registrado no Clipe Net?

Sim, podem ser reemissão ou substituição legítimaNão, só são legítimos com cancelamento registradoSomente após análise de cada casoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

5.2 Como podemos verificar se houve efetivamente cobrança ou pagamento duplicado? (pode marcar mais de uma)

Conferir extratos bancáriosConferir as baixas dos títulosConferir o contas a receberConferir com o clienteConferir a escrituração fiscal e contábilOutra forma (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

5.3 Quais registros contábeis e financeiros devem ser consultados? (pode marcar mais de uma)

Contas a receberExtratos bancáriosLivros fiscaisLançamentos contábeisPortal da nota fiscalOutros (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

5.4 Que controles devemos implementar para impedir duas cobranças pelo mesmo serviço? (pode marcar mais de uma)

Impedir duas notas ativas para o mesmo ROLExigir cancelamento antes de substituirBloquear RPS/DPS repetidoAlertar valores e datas iguais para o mesmo clienteVincular o título financeiro à notaOutros controles (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

6. Divergências históricas sem origem identificada

A auditoria encontrou duas notas de um mesmo cliente em que o valor registrado na nota é muito maior que a soma dos itens fiscais. Os documentos serão identificados separadamente, de forma reservada.

6.1 Existe documentação fiscal ou contábil que justifique o valor registrado nessas notas?

Sim, existe documentaçãoNão existe documentaçãoPrecisa ser verificado nos arquivosNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

6.2 Como identificar se os documentos foram emitidos, substituídos, ajustados ou baixados? (pode marcar mais de uma)

Consultar o portal da nota fiscalConsultar a PrefeituraConsultar o contas a receberConsultar o XMLOutra forma (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

6.3 Esse tipo de diferença exige alguma providência fiscal ou somente esclarecimento histórico?

Exige providência fiscalBasta esclarecimento históricoDepende do resultado da análiseNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

7. Notas de remessa e retorno — NF-e modelo 55

A lavanderia recebe materiais acompanhados de notas fiscais de remessa enviadas pelos clientes e posteriormente realiza o retorno.

7.1 Qual é o procedimento fiscal correto para importar o XML da nota do cliente e emitir a nota de retorno?

Importar o XML do cliente e gerar a NF-e de retorno no sistemaEmitir o retorno em um software fiscal específicoA contabilidade emite o retornoDepende do tipo de operaçãoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

7.2 Quais CFOPs devem ser utilizados, considerando remessas para industrialização, conserto, beneficiamento ou outras operações aplicáveis? (pode marcar mais de uma)

Retorno de industrializaçãoRetorno de consertoRetorno de beneficiamentoOutra operação (explique abaixo)O contador informará os CFOPs depoisNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

7.3 É permitido gerar retornos parciais, em datas diferentes, vinculados à mesma nota original?

Sim, retornos parciais vinculados à mesma nota originalNão, o retorno é únicoDepende do casoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

7.4 Quais informações precisam ser referenciadas na NF-e de retorno? (pode marcar mais de uma)

Chave de acesso da nota originalNúmero e série da nota originalItens e quantidades devolvidosObservações obrigatóriasOutras informações (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

7.5 Que controles de quantidades, saldos e prazos devemos manter para impedir devoluções superiores às quantidades recebidas? (pode marcar mais de uma)

Saldo por item da nota originalBloquear retorno acima do recebidoAlerta de prazo de retornoRelatório de saldos pendentesOutros controles (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

7.6 A emissão dessas NF-e poderá ser integrada diretamente ao novo sistema ou dependerá de software ou serviço fiscal específico?

Pode ser integrada diretamente ao novo sistemaDepende de software ou serviço fiscal específicoA contabilidade emiteNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

8. ISS, retenções e reforma tributária

8.1 Quais alíquotas e regras de ISS se aplicam atualmente aos serviços prestados pela Quality e pela Lugamo?

A alíquota é a mesma para as duas empresasAs empresas têm alíquotas diferentesVaria conforme o serviçoInformarei no campo abaixoNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

8.2 Em quais situações o tomador retém ISS ou outros tributos? (pode marcar mais de uma)

Quando o cliente é órgão públicoQuando o cliente é grande empresaPara determinados serviçosNunca há retençãoOutras situações (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

8.3 Quais campos relativos a IBS e CBS precisam ser previstos no sistema, considerando as regras vigentes e o calendário de transição? (pode marcar mais de uma)

Campos de IBSCampos de CBSAinda não é necessário preverO emissor preenche automaticamenteConforme o calendário de transição (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

8.4 Que informações devem ficar configuradas por empresa, serviço, cliente ou município? (pode marcar mais de uma)

Por empresaPor serviçoPor clientePor municípioOutra forma (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

9. Migração e guarda dos documentos

9.1 Por quanto tempo precisamos preservar NFS-e, NF-e, XMLs, RPS/DPS, documentos cancelados e respectivos registros?

5 anos10 anosOutro prazo (informe abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

9.2 Precisamos importar todas as notas antigas para o novo sistema ou basta manter um arquivo histórico consultável?

Importar todas as notasImportar somente um período recenteManter um arquivo histórico consultávelImportar somente as notas necessárias para conferênciaNão seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

9.3 Quais relatórios fiscais e arquivos devem ser gerados mensalmente? (pode marcar mais de uma)

Relatório mensal de notas emitidasRelatório de notas canceladasRelatório de ISSArquivos XML do mêsOutros (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

9.4 Quais documentos ou procedimentos precisam ser validados antes de autorizarmos a primeira emissão fiscal pelo novo sistema? (pode marcar mais de uma)

Emissão de teste em ambiente de testesConferência de uma nota real com o contadorValidação da numeraçãoValidação de impostos e retençõesValidação do certificado digitalOutros (explique abaixo)Não seiConversamos depoisQuer explicar ou acrescentar algo? (opcional)

Outras observações (opcional)

Nenhum procedimento fiscal novo será colocado em produção sem validação. As dúvidas históricas podem ser respondidas separadamente, com base nos documentos disponíveis.

As respostas são salvas automaticamente neste navegador. Envie quando quiser. Não envie senhas nem arquivos de certificado.

Sistema Lavanderia Quality

Questionário final — Juliana

PARTE 1 — MAIS IMPORTANTES

1. Você informou que os ROLs são selecionados automaticamente pelo período. Antes de gerar o faturamento, o que acontece?

2. Em que momento você considera o fechamento de um cliente concluído?

3. Como são definidos os períodos de fechamento de cada cliente?

4. Quando aparece “N” na coluna “Entra no Fat” de um item do ROL, o que acontece?

5. Para que serve a caixa “Nota Fiscal vai entrar no Fechamento Mensal”?

6. Você informou que ROL zerado significa “sem cobrança”. Mas, se existe preço na tabela do cliente, o que acontece hoje?

7. Quando o valor da nota fiscal fica diferente do valor do ROL, quem decide o preço final?

8. Você informou que acompanha os RPS que ainda não têm nota. Como faz isso?

9. Depois que a contabilidade cancela uma nota, o que acontece com os ROLs?

10. Como você faz o retorno da nota de remessa enviada pelo cliente? (pode marcar mais de uma)

PARTE 2 — COMPLEMENTARES

11. Você utiliza o relatório “Fechamento Mensal por Cliente — Por Notas Fiscais”?

12. Quando o mesmo cliente possui vários códigos ou unidades, como o faturamento é organizado?

13. Sobre os clientes que devem entrar no sistema novo:

14. Você preferiu aumentar o histórico mínimo para os avisos de quantidade. Qual quantidade considera melhor?

15. E quanto a uma quantidade muito acima do habitual, quando prefere receber um aviso?